1. איסוף -
"פריקת" כל המשימות אשר בראשנו אל תוך "סל" ( פיזי או אלקטרוני), לפחות 1 לשבוע.
2. עיבוד -
שתי אפשרויות פעולה:
d משימות אשר ניתן לבצע בפחות מ – 2 דקות - צריך לבצע אותן!
d אם לא: העבר לביצוע של אחר, השאר לביצוע מאוחר יותר, תייק או זרוק.
3. ארגון -
הגדרות משימות במונחים של:
d פרויקט = כל משימה שדורשת יותר מפעולה אחת להשלמתה. בכל פעם נקבעת הפעולה הבאה לביצוע, עד להשלמת המשימה. (לדוגמא: סקר שביעות רצון בקרב העובדים. הפעולה הנדרשת: "הורדת" טפסים מהאינטרנט).
d המתנה – כשמשימה הוטלה לביצוע של אדם אחר/ המתנה לתאריך.
d יום אחד – דברים שצריכים להתבצע מתישהו אך לא מיד.
סקירה ומעקב אחר רשימות הפעולות והתזכורות.
