ליווי ופיתוח מנהלים/ ניהול משימות
 
 
 

שיטה לניהול משימות – על פי דיויד אלן

GTD - Getting Things Done

שיטה המבוססת על העיקרון שאדם צריך לפנות את ראשו מזיכרון המשימות העומדות בפניו,
בכדי להתפנות לביצוע המשימות הללו.
בניהול זמן מסורתי, סדר עדיפויות, משמש עקרון מרכזי.
אלן מציע שני עקרונות אחרים לניהול הזמן: שליטה ופרספקטיבה.
 
מודל ראשון - עיבוד תהליך העבודה
מטרה: השגת שליטה על המשימות וההתחייבויות

1.      איסוף

              "פריקת" כל המשימות אשר בראשנו אל תוך "סל" ( פיזי או אלקטרוני) , לפחות 1 לשבוע.

2.      עיבוד – שתי אפשרויות פעולה:

  • אם המשימות יכולות להתבצע כעת (בפחות מ – 2 דקות)  -  בצע אותן! 
  •  אם לא:  העבר לביצוע של אחר, השאר לביצוע מאוחר יותר, תייק או זרוק.

3.     ארגון

   מערכת רשימות מומלצת:

  • פרויקט = כל משימה שדורשת יותר מפעולה אחת להשלמתה. כל פעם תיקבע הפעולה הבאה לביצוע, עד להשלמת המשימה . (לדוגמא:  סקר שביעות רצון בקרב העובדים. הפעולה הנדרשת: משיכת רעיונות מהאינטרנט).
  • המתנה – כשמשימה הוטלה לביצוע של אדם אחר/ המתנה לתאריך.
  • יום אחד – דברים שצריכים להתבצע מתישהו אך לא מיד.

4.     סקירה

סקירה ומעקב אחר רשימות הפעולות והתזכורות.
 

מודל שני – 6 דרגות שונות של מיקוד

מטרה: פרספקטיבה למשימות ולהתחייבויות.
 

       פעולה נוכחית >>> פרויקט נוכחי >>>תחום אחריות >>> מטרות שנתיות >>> חזון ל5 שנים >>> מטרות לחיים

 

  • מבצעים סקירה שבועית תוך התמקדות ברמות שונות.
  • הפרספקטיבה שמתקבלת מסקירה זו צריכה להשפיע על קביעת סדר העדיפויות של המשימות וההתחייבויות שנאספו במהלך עיבוד תהליך העבודה.
  • במהלך הסקירה השבועית, ממקמים את המשימות ברשימות המתאימות.
    לדוגמא – כל הדברים שיש לעשות כשמגיעים לעיר, או כל שיחות הטלפון שיש לבצע.

מודל שלישי – שיטת התכנון הטבעי

מטרה: פירוק פרויקט למשימות ספציפיות וברות ביצוע.
 
 מודל הכולל 5 שלבים:
 
השלבים                                                               דוגמאות מחיי הארגון
 
 
1. הגדרת המטרה והעיקרון                                          החלפת רכב ישן בחדש.
 
 
 
          2. הגדרת התוצאות הרצויות של הפרויקט                    רכב חדש חסכוני 
                                                                                             ואמין            
 
               3.  סיעור מוחות                                                      מכירת הרכב הישן, סוג  
                                                                             רכב  חדש, מחיר.
 
              4. הפקת תוכנית פעולה                                         קניית רכב חדש במגרש
                                                                             ומכירת הישן
 
            5.  ביצוע פעולות בזו אחר זו                                שלט על המכונית,  פרסום
 
 
כלי ממיין לרישום משימות לפי שני קריטריונים: דחיפות וחשיבות
 
 
  • עליכם למקם את המשימות השונות במשבצות המתאימות.
  • כך תוכלו לסדר לעצמכם את המשימות שצריך לבצע קודם, אל מול המשימות שניתן לבצע מאוחר יותר.